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Bei der Projektmittelverwaltung gilt es für Sie als Projektverantwortliche/n, vieles gleichzeitig im Blick zu behalten: Welche Fristen müssen eingehalten werden? Wann laufen Arbeitsverträge aus? Zu welchem Zeitpunkt stehen Berichte beim Fördermittelgeber an? Liegen alle Belege von allen Beteiligten rechtzeitig vor, wie und wo werden diese aufbewahrt? Im Folgenden finden Sie Tipps zur Projektmittelverwaltung.

Kontoführung

Zu Beginn des Projekts richtet die Finanzabteilung eine Kostenstelle für Ihr Projekt ein. Sie können regelmäßig einen Kontoauszug (Buchungsliste) von der Finanzabteilung erhalten, so dass Sie stets im Blick haben, welche Ausgaben für das Projekt getätigt wurden.

 

Wir empfehlen Ihnen zusätzlich eine Excel-Tabelle anzulegen. Diese ermöglicht Ihnen einen Überblick über geplante und bereits getätigte Einnahmen und Ausgaben im Projektverlauf. Hier sollten Sie sich an den im Antrag aufgeführten Finanzplan halten.

 

Für die Auszahlung von Mitteln benötigt die Finanzabteilung alle Belege im Original. Die Kopien sollten sorgfältig gesammelt und geordnet werden, so dass Sie jederzeit alle Ausgaben nachvollziehen können.

 

Erkundigen Sie sich zu Projektbeginn, ob die Ausgabenpositionen gegenseitig deckungsfähig sind und ob Ausgabereste ins neue Haushaltsjahr übertragen werden können.

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Mittelanforderung

In der Regel müssen Sie die Mittel zu Projektbeginn beim Mittelgeber abrufen. Die Frequenz der Mittelanforderung hängt vom jeweiligen Förderer ab. Dieser wird Ihnen zumeist eine Vorlage mitliefern. Als Projektleitung erstellen Sie in Absprache mit der Finanzabteilung die Mittelanforderung. Die Finanzabteilung leitet diese dann hochschulintern und an den Mittelgeber weiter.

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Auftragsvergabe

Wenn Sie im Rahmen Ihres Projekts eine Dienstleistung in Anspruch nehmen (z.B. den Druck von Flyern, die Programmierung einer Datenbank), berücksichtigen Sie bitte, dass die Vergabe eines Auftrags gesetzlichen Richtlinien unterliegt (Vergaberecht) und Sie mehrere Angebote einholen oder den Auftrag ausschreiben müssen. Generell gilt hier der gesetzliche Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit. Im Downloadzentrum erhalten Sie unter dem Stichwort Beschaffungen und Bestellungen weitere Informationen zu den Beschaffungsrichtlinien. Die Finanzabteilung berät Sie gerne.

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Arbeitszeitnachweis

Manche Förderer verlangen Nachweise von Projektmitarbeiter/innen über ihre Arbeitszeiten bzw. die anteilsmäßig im Projekt geleisteten Stunden (z.B. so genannte Time Sheets): Je nach Förderer gibt es hier spezielle Dokumente, die eingereicht werden müssen. Bei einigen muss der Zeitraum und die Höhe der geleisteten Stunden pro Mitarbeiter/in detailliert aufgelistet werden und die Unterschrift der Projektleitung und / oder der Personalabteilung ist nötig. Die genauen Bedingungen entnehmen Sie den Unterlagen des Förderers.

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