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Oftmals ist es sinnvoll als Organisation, Projekt oder Gruppe eine gemeinsame, zentrale Mailadresse zu haben, über die mehrere Nutzer Mails erhalten bzw. lesen können. Dies lässt sich auf mehreren Wegen erreichen, die alle Vor- und Nachteile haben.

Gemeinsamer Mailalias

Bei dieser Methode richtet das MIT auf dem Mailserver einen sogenannten Alias ein, der nichts weiter tut, als die eingehenden Mails an mehrere andere Adressen weiterzuleiten.

Vorteil: Unkomplizierte Einrichtung
Nachteil: Wenig Funktion; kann nur vom Rechenzentrum geändert werden
Einsatz: Kleine Gruppen mit geringer Fluktuation, bei denen es zwar wichtig ist, dass alle die gleichen Informationen erhalten, aber am Ende mit diesen Mails nicht eng zusammenarbeiten.

Mailingliste / Verteilerliste

Dies ist die "aufgebohrte" Version von einem Mailalias. Genau wie bei einem Mailalias werden die Mails einfach an die eingetragenen Mitglieder verteilt. Allerdings ist eine Mailingliste für größere Gruppen wesentlich effektiver und kann ohne zutun des MIT verwaltet werden.

Vorteil: Für große Gruppen von Vorteil; ein gruppeninterner Administrator kann die Liste selbstständig administrieren und auch Filterregeln erstellen um beispielsweise bestimmte Mailadressen generell abzuweisen.
Nachteil: Wenig Funktion
Einsatz: Siehe Mailalias, allerdings für größere Gruppen bzw. für Gruppen mit höherer Fluktuation, bei denen es sinnvoller ist schnell selbst Veränderungen vorzunehmen

Organisatorisches Mailkonto

Ein organisatorisches Mailkonto unterscheidet sich grundlegend von den beiden anderen Methoden. Hierfür wird tatsächlich ein weiteres Mailpostfach mit gesonderter Adresse eingerichtet. Jeder Nutzer der dann die Mails der gemeinsamen Adresse lesen können soll, muss sich in seinem Mailprogramm dieses zusätzliche Mailkonto einrichten. Alternativ kann man die Mails aber auch per Webmailprogramm von überall lesen und bearbeiten. Ein grundlegender Unterschied des gemeinsamen Mailkontos ist die Möglichkeit gemeinsam auf alle Maildaten zuzugreifen, auch die gesendeten und die Entwürfe. Dies ist gerade für Einrichtungen die eng zusammenarbeiten und deren Mitglieder sich gegenseitig vertreten können wollen geeignet. Dabei wird oftmals auch doppelte Mailbeantwortung/Arbeit vermieden.

Vorteil: Gesondertes Mailpostfach mit allen dazugehörigen Funktionen und Möglichkeiten; sehr gut für verzahnte Zusammenarbeit geeignet
Nachteil: Individueller Einrichtungsaufwand; gemeinsames Passwort (wenn es veröffentlich wird, kann es zwar zentral geändert werden, aber alle Gruppenmitglieder müssen dies dann auch im Mailprogramm tun)
Einsatz: Eine Gruppe von Mitgliedern die eng verzahnt zusammenarbeiten wollen.

 

Dies dient nur einer Auflistung der Möglichkeiten. Selbstverständlich wird das MIT gerne bei der Auswahl einer geeigneten Methode beraten.
Sollte die Wahl auf eine der ersten beiden Methoden gefallen sein, reicht eine Mail ans MIT. Sollte die Wahl auf ein organisatorisches Mailkonto gefallen sein, muss zusätzlich noch ein Anmeldeformular für ein neues Nutzerkonto eingereicht werden.

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