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Welche Daten werden verarbeitet?

Die Pädagogische Hochschule Ludwigsburg verarbeitet personenbezogene Daten beim Einsatz von Videokonferenzen und Onlinemeetings, die sowohl auf eigenen Plattformen und Anwendungen, als auch über Dienste anderer Anbieter ("Drittanbieter") durchgeführt werden. Das Verarbeiten dieser Daten meint das Erheben, Speichern, Nutzen und Löschen von Informationen über die beteiligten Personen.

In diesen Videokonferenzen und Onlinemeetings werden Daten der Kommunikationsteilnehmer verarbeitet. Zu diesen Daten gehören Personen- und Kontaktdaten, mit ihnen verbundene Systemdaten (IP-Adresse, Geräte-Informationen, Zugriffszeiten) und Inhaltsdaten (visuelle und stimmliche Beiträge sowie geteilte Bildschirminhalte und Eingaben in Chats) für den Zeitraum einer Videokonferenzen. Die Teilnahme unter einen Pseudonym ist möglich. Die Voreinstellungen wurden von uns derart gewählt, dass keine Text-, Audio- und Videodaten verarbeitet werden, ohne dass der Betroffene selbst diese Verarbeitung veranlasst. Bei der Teilnahme an einer Konferenz via Telefon werden die eingehende Rufnummer, Start- und Endzeit verarbeitet. Bei Aufzeichnungen werden Video-/Audioaufnahmen, Präsentationen und Online-Chatnachrichten von einer Konferenz verarbeitet.

Um einen Videokonferenzdienst oder ein Onlinemeeting aktiv nutzen zu können, insbesondere als Initiatorin oder Initiator, ist eine Registrierung (Account) im jeweiligen Dienst erforderlich. Im Rahmen der Registrierung werden ggf. weitere personenbezogenen Daten verarbeitet. Beachten Sie hierzu die Hinweise bei der Datenübermittlung (z.B. Shibboleth).

Sie können die Videokamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über in der jeweiligen Anwendung abschalten bzw. stummstellen. Um an einer Videokonferenz bzw. einem Online-Meeting teilzunehmen, können Sie entweder Ihren Echtnamen oder ein Pseudonym angeben. Beachten Sie, dass die Verwendung von Namen anderer Personen (Identitätsmissbrauch) einen Straftatbestand § 238 StGB darstellt.


Für welche Zwecke werden personenbezogene Daten verarbeitet?

Die Datenverarbeitung dient der Durchführung von Online-Lehrveranstaltungen, von Online-Lerngruppen, zur Studienberatung und unterstützt Kommissionen und Arbeitsgruppen der Pädagogischen Hochschule Ludwigsburg. Die Verarbeitung der Daten ist auf diese Zwecke beschränkt, es erfolgen keine weitere Nutzungen ohne Zustimmung der Betroffenen. Die Pädagogische Hochschule verpflichtet sich, mit diesen Daten keine Analysen zum individuellen Nutzungsverhalten zu betreiben (kein Profiling ensprechend Art. 22 DSGVO).

Zum Zwecke der Nachbereitung von Ergebnissen einer Videokonferenz bzw. eines Onlinemeetings kann es erforderlich sein, Chatinhalte zu protokollieren und Videokonferenzen aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen erfordern vor Beginn Ihre Einwilligung. Der Umstand einer Aufzeichnung wird in einer Videokonferenz angezeigt.

Gleichermaßen ist das ungefragte Aufzeichnen oder Übermitteln von personenbezogenen Daten aus Videokonferenzen und Online-Meetings durch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer untersagt. Beachten Sie auch, dass die präsentierten Inhalte unter Umständen dem Urheberrecht bzw. bestimmten Nutzungsrechten unterliegen.

Sofern Nutzer auf Plattformen und Anwendungen der Pädagogischen Hochschule oder von Drittanbietern verwiesen werden, können Systemdaten zu Sicherheitszwecken oder zur Serviceoptimierung verarbeitet werden. Wir bitten daher, auch die Datenschutzhinweise des jeweilig eingesetzten Dienstes zu beachten.


Auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Dort, wo um die Einwilligung in den Einsatz der Drittanbieter oder bestimmter Funktionen gebeten wird (z.B. bei einer Aufzeichnung einer Videokonferenz), erfolgt die Datenverarbeitung auf der Rechtsgrundlage der Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Diese kann jederzeit widerrufen werden.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Pädagogischen Hochschule Ludwigsburg verarbeitet werden, ist § 15 LDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Des Weiteren kann der Einsatz als ein Bestandteil vertraglicher Leistungen begründet sein (z.B. bei Weiterbildungsveranstaltungen; Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO) oder auf Grundlage gesetzlicher Aufgaben erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. §2 LHG Baden-Württemberg).


Wie werden die Daten genutzt und wer empfängt sie?

Dienste der Pädagogischen Hochschule Ludwigsburg oder des Deutschen Forschungsnetzes:
DFNconf: Konferenzdienst im Deutschen Forschungsnetz vom Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V. Der Dienst nutzt die Technologien Pexip (https://www.pexip.com) und Adobe Connect (https://www.adobe.com/de). Datenschutzerklärung: https://www.conf.dfn.de/datenschutz/

Dienste von Drittanbietern:
Cisco WebEx: Messenger- und Konferenz-Software; Dienstanbieter: Cisco Systems GmbH, 85748 Garching.
Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung unter Einbindung der Standardvertragsklauseln wurde von uns mit dem Anbieter abgeschlossen. Der Anbieter garantiert eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Inhaltsdaten.
Datenschutzerklärung: https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html

Bei der Nutzung von Cisco Webex findet eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.


Wie lange werden die Daten gespeichert?

Eine über den Zeitraum einer Videokonferenz oder eines Onlinemeetings hinausgehende Datenverarbeitung (Speicherung) der Inhaltsdaten findet nicht statt.

Die weiteren genannten personenbezogenne Daten werden je nach Dienst unterschiedlich gelöscht bzw. anonymisiert. Diese Daten werden solange gespeichert, wie sie zur Leistungsberechnung, zur Fehlerbehebung zur oder Überprüfung von Missbrauchsfällen erforderlich sind, in der Regel nach maximal 4 Wochen (DFNconf) bzw. 13 Monate (Cisco WebEx).

 

 

 

Wir verweisen außerdem auf die Kontaktdaten des Verantwortlichen und unseres Datenschutzbeauftragten sowie Ihre Rechte als Betroffene bzw. Betroffener und Ihr Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde.

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