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Aufbau eines Antrags

Beim Aufbau Ihres Antrags sollten Sie sich an der Beantwortung der W-Fragen orientieren:

 

  • Was

Ziel Ihres Projekts

  • Warum

Problemstellung mit Forschungsstand

  • Wie

Methoden und Vorgehensweise

  • Wer

Eigene Vorarbeiten und Kompetenzen

  • Wann

Arbeits- und Zeitplan, Meilensteine

  • Womit

Finanzplan

 

Sofern es formale und inhaltliche Vorgaben des Mittelgebers gibt, sind diese in jedem Fall einzuhalten. Nachfolgend ein Beispiel für eine mögliche Gliederungsstruktur, wenn vom Mittelgeber keine Vorgaben bekannt sind.

 

Neben der Darstellung der Ziele, der Problemstellung, des Forschungsstands, des sich daraus ergebenden Forschungsbedarfs und seiner Methodik sind die detaillierte Beschreibung des geplanten Vorgehens während des Antragszeitraums sowie eine plausible Kostenplanung sehr wichtig.

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Empfehlungen zum Schreiben des Antrags

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Arbeits- und Zeitplan

Bei der Erstellung des Arbeits- und Zeitplans sind verschiedene Punkte zu beachten: Überlegen Sie, wie viele Mitarbeiter/innen zur Projektdurchführung benötigt werden und was deren Aufgaben sind. Definieren Sie Arbeitsschritte oder -pakete und legen Sie die Dauer dieser einzelnen Pakete und die Abfolge der Arbeitsschritte (welche erfolgen parallel, welche nacheinander?) fest. Der Zeitplan sollte realistisch sein. Dazu können Sie gerne auch Rücksprache mit der Forschungsförderungsstelle halten. Denken Sie daran, Ihre Planung nicht nur grafisch darzustellen (siehe Beispiel), sondern auch im Antragstext zu verbalisieren. Gerade bei Projekten, die über einen mehrjährigen Zeitraum laufen sollen, bietet sich in der Regel eine quartalsweise Darstellung an. Wie im dargestellten Beispiel können auch Meilensteine des Projekts benannt und terminiert werden (M1-M14).

 

Beispiel eines Arbeits- und Zeitplans aus dem Projekt QuiF

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Finanzplan: Wie kalkuliere ich ein Projekt?

Für Forschende stellt gerade die Kostenplanung oft eine besondere Herausforderung bei der Antragstellung dar: Wie kalkuliert man Personalmittel, welcher Stellenumfang ist realistisch? Welche Mittel muss man gegebenenfalls außer den unmittelbaren Kosten für die Durchführung noch berücksichtigen? Was steht eigentlich in den Förderrichtlinien des Drittmittelgebers genau – vielleicht in einem Nebensatz oder in unverständlich erscheinender Verwaltungssprache? Wie kann der in der Ausschreibung geforderte „Eigenanteil der Hochschule“ eingebracht werden?


Die Forschungsförderungsstelle unterstützt und berät Sie bei der Kostenplanung und übernimmt die Rücksprache mit der Personal- und Finanzabteilung oder dem Mittelgeber für Sie. Gemeinsam können wir dann prüfen, ob die Kosten realistisch berechnet sind und die Vorgaben (z.B. maximale Fördersumme, förderfähige Kosten) eingehalten werden.

 

Für ein Drittmittelprojekt können Sie in der Regel die Kosten, die direkt für die Durchführung des Projekts notwendig sind – so genannte direkte Projektkosten – beantragen. Dazu zählen sowohl Personalkosten für Mitarbeiter/innen und Hilfskräfte als auch Sachmittel für Reisekosten, Geräte, Material etc. Mittel für die Grundausstattung (z.B. Arbeitsplatzrechner für Mitarbeiter/innen) können hingegen nicht beantragt werden. Auch ein Overhead muss in der Kalkulation berücksichtigt werden. Als Overhead oder Gemeinkosten werden die indirekten Kosten eines Projekts bezeichnet, die z.B. für die Inanspruchnahme für Infrastrukturleistungen der Hochschule (Raumkosten, Strom, Heizung, Telefon, Verwaltung und so weiter) anfallen. Diese werden in der Regel mit einem bestimmten Prozentsatz an der beantragten Fördersumme bei der Finanzplanung veranschlagt, der entweder durch den Mittelgeber vorgegeben ist oder bei der Forschungsförderungsstelle für die Hochschule erfragt werden kann. Daneben wird von einigen Fördermittelgebern ein Eigenanteil verlangt. Dies muss im Vorfeld hochschulintern geklärt und von der Hochschulleitung genehmigt werden.

 

Bei der Personalplanung müssen Sie bereits im Vorfeld viele verschiedene Aspekte berücksichtigen. Für die Kalkulation wird in der Regel der TV-L zugrunde gelegt. Hierbei sollten Sie beachten, dass die Einstufung der künftigen Mitarbeitenden auch von Kriterien wie z.B. Berufserfahrung abhängt. Einige Förderer, z.B. DFG oder BMBF, geben Pauschalsätze für die Kalkulation der Personalkosten vor. Bedenken Sie im Vorfeld auch die möglichen Bedürfnisse der Projektmitarbeitenden (z.B. Weiterbildungsbedarf, familiengerechte Rahmenbedingungen, Qualifizierungsmöglichkeiten).

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Wirtschaftliche Projekte

Das EU-Beihilferecht gilt seit 2007 auch für Hochschulen. Demnach sind staatliche Beihilfen (Subventionen) für wirtschaftliche Tätigkeiten von Hochschulen verboten. Der hoheitliche Bereich der Hochschulen – Grundlagenforschung sowie die Weiterentwicklung von Studium und Lehre – bleiben davon unberührt. Zu den wirtschaftlichen Tätigkeiten gehören z.B. Dienstleistungen unter Anwendung gesicherter Erkenntnisse wie Beratungstätigkeiten und wissenschaftliche Begleitungen. Auch Auftragsforschung fällt in den wirtschaftlichen Bereich der Hochschule.

 

Die Zuordnung eines Projekts zum hoheitlichen oder wirtschaftlichen Bereich ist zum Teil sehr schwierig. Sie hängt nicht nur von der Art der Tätigkeit ab, sondern auch von den Förderbedingungen. Hinweise darauf, dass es sich um ein „wirtschaftliches Vorhaben“ handelt, können z.B. sein, dass der Auftrag gezielt den Interessen des Mittelgebers entspricht, sich der Auftraggeber Eigentums-, Verwertungs- oder Nutzungsrechte vorbehält oder ein Leistungsaustausch zwischen Hochschule und Auftraggeber stattfindet. Auch Vorhaben, die von gemeinnützigen Stiftungen oder Ministerien gefördert werden, können in den wirtschaftlichen Bereich fallen. Überdies verändert sich durch Gesetzgebung und Rechtsprechung die Einschätzung, ob Projekte in den hoheitlichen oder wirtschaftlichen Bereich der Hochschule fallen. Bitte klären Sie deshalb im Vorfeld – im Rahmen der Erstinformation – mit der Forschungsförderungsstelle und der Finanzabteilung, ob Ihr Vorhaben als hoheitliches oder wirtschaftliches Projekt eingestuft wird.

 

Die Einstufung als wirtschaftliches Projekt hat erhebliche Auswirkungen auf die Kostenkalkulation. Wirtschaftliche Projekte sind steuerpflichtig und müssen auf Basis einer Vollkostenrechnung kalkuliert werden, das heißt, dass alle Kosten berechnet werden müssen, die durch das Projekt entstehen. Dazu gehören neben Sachmitteln und den Personalkosten des für das Projekt zusätzlich eingestellten Personals (Mitarbeiter/innen, Hilfskräfte) auch Personalmittel für das an der PH festangestellte Personal (Professoren/innen, festangestellte akademische Mitarbeiter/innen etc.). Außerdem muss der Overhead für die Infrastruktur der Hochschule (Räume, Bibliothek, MIT, Verwaltung etc.), ein Gewinnaufschlag von 3% und in der Regel die Umsatzsteuer (19%) einkalkuliert werden.

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