Die E-Akte ist die zentrale, elektronische Projektakte Ihres Forschungsprojekts an der PH Ludwigsburg. Sie liegt im projektspezifischen Gruppenlaufwerk (automatisch eingerichtet für alle Drittmittelprojekte) im Ordner „02_E‑Projektakte“ und dient als strukturierte Ablage für alle administrativen und prüfungsrelevanten Unterlagen – von der Ausschreibung über Anträge und Verträge bis hin zu Berichten und Nachweisen. 

Mittelgeber prüfen nach Projektende zunehmend, ob die Projektmittel rechtmäßig eingesetzt wurden. Wenn Projektmitarbeitende dann bereits auf anderen Stellen arbeiten, lassen sich einzelne Ausgaben oft nur schwer nachvollziehen.

Unsere Empfehlung: Dokumentieren Sie von Anfang an vollständig. Dann sind alle relevanten Unterlagen im Prüfungsfall sofort griffbereit, ohne aufwändige Nachrecherche.

In die Projektakte gehören:

• Alle Unterlagen gemäß der Checkliste
• Übersicht über alle Beschaffungen
• Übersicht über das auf dem Projekt beschäftigte Personal

Die Pflege der E-Akte bedeutet etwas zusätzlichen Aufwand – wenn Sie sie jedoch von Beginn an und laufend pflegen, vermeiden Sie zeitaufwändige Nacharbeiten am Projektende.

Download: Checkliste Elektronische Projektakte