Als Projektleitung müssen Sie die Projektfinanzen im Blick behalten. Eine solide Budgetplanung und eine laufende Ausgabenüberwachung sichern die korrekte Mittelverwendung und können auch Handlungsspielräume im Projektverlauf ermöglichen. Auf dieser Seite erhalten Sie praxisnahe Hinweise zur Budgetverwaltung und ein Excel-Template, mit dem Sie Ihre Projektfinanzen strukturiert im Blick behalten.

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Excel-Tabelle für das Finanzcontrolling

Obwohl die Drittmittelabteilung für Sie die Drittmittel verwaltet, müssen Sie den Überblick über die aktuellen Ausgaben behalten. Um dies zu erleichtern, haben wir eine Vorlage für eine Finanztabelle erstellt, mit der Sie alle projektbezogenen Ausgaben erfassen und Ihr Budget laufend kontrollieren können.

Was die Tabelle kann:

•     Erfassung aller geplanten und tatsächlichen Ausgaben
•     Übersicht über Budget je Kostenart (z. B. Personal, Sachmittel, Reisen, Dienstleistungen)
•     Ausblick auf geplante Ausgaben im Projektverlauf

Die Tabelle dient als Vorlage, die Sie an Ihr konkretes Projekt anpassen müssen. Wir unterstützen Sie gerne dabei die Vorlage anzupassen und klären offenen Fragen. 

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Die fünf goldenen Regeln der Finanzverwaltung

Für die Finanzverwaltung im Projektmanagement sind einige Grundprinzipien besonders wichtig:

• Nur abrechnen, was im Antrag steht
  Alle Ausgaben müssen zum bewilligten Antrag passen. Rechnen Sie nur Kosten ab, die innerhalb der Projektlaufzeit entstanden sind. Änderungen (z. B. Verschiebungen, neue Maßnahmen) müssen mit der Finanzabteilung und dem Mittelgeber abgesprochen werden.
• Fristen im Blick behalten
  Finanzberichte und Verwendungsnachweise haben klare Fristen. Planen Sie ausreichend Zeit für die Berichtabgabe ein und stimmen sich mit der Drittmittelabteilung ab. 
• Dokumentation ist Pflicht
  Belege, Verträge, Stundennachweise, Reisekostenabrechnungen etc. müssen vollständig und nachvollziehbar vorliegen. Nutzen Sie für die Dokumentation bitte die E-Akte - das erleichtert spätere Nachweise und Prüfungen erheblich. Dokumentieren Sie alle Änderungen, Rückfragen und Absprachen mit dem Mittelgeber oder Projektträger schriftlich. Leiten Sie die Unterlagen an die Finanzabteilung weiter und legen Sie sie in der E-Projektakte ab.
• Nicht ausgeschöpfte Mittel können verfallen
  Wenn sich abzeichnet, dass Mittel nicht vollständig genutzt werden, sollten rechtzeitig Budgetanpassungen oder Umwidmungen geprüft werden. Spontane „Restbudget-Ausgaben“ kurz vor Projektende sind selten sinnvoll.
• Ansprechpersonen kennen
  Klären Sie frühzeitig:
  Wer ist in der Finanzabteilung für Ihr Projekt zuständig?
  Wer im Projektteam trägt die operative Verantwortung für das Finanzcontrolling?