Bearbeitungszeit: ca. 4 Wochen nach vollständigem Eingang aller Unterlagen. Bitte entsprechend früh einplanen.

Für die Besetzung von Drittmittelstellen gilt:
Drittmittelstellen müssen in der Regel ausgeschrieben werden (Richtlinie zur Besetzung von Stellen des Akademischen Mittelbaus, Abschnitt C, Ziffer 2).
Auf eine Ausschreibung kann verzichtet werden, wenn das Vorschlagsrecht nach § 11 Abs. 3 Satz 2 LHG BW genutzt wird und sachliche Gründe dafür vorliegen – z. B. besondere fachliche Qualifikation einer Person, Sicherung der Projektkontinuität oder besondere projektbezogene Anforderungen.

1 Unterlagen zusammenstellen

Bitte bereiten Sie folgende Unterlagen vor, bevor Sie den Antrag einreichen:

• Antragsformular auf Einstellung/Abordnung – vollständig ausgefüllt
• Begründung für den Verzicht auf eine Ausschreibung – formlos
• Entwurf der Dienstaufgabenbeschreibung
• Einstellungsunterlagen der Person (Lebenslauf, Zeugnisse)
• Raumvorschlag — bitte vorab mit Frau Brüggemann abstimmen

2 E-Mail mit vollständigen Unterlagen an die Hochschulleitung

Senden Sie die vollständigen Unterlagen gesammelt per E-Mail an die Abteilungs- und Institutsleitung, das Dekanat und an die Hochschulleitung. Setzen Sie die Personalabteilung in CC.

Bitte reichen Sie alle erforderlichen Unterlagen und Dokumente vollständig in einem Schritt ein. Unvollständige Unterlagen verzögern den Bearbeitungsprozess und können insbesondere zu einer Verschiebung des Beschäftigungsbeginns führen.

3 Prüfung durch die Personal- und Finanzabteilung sowie anschließende Entscheidung durch die Hochschulleitung

Die Personal- und Finanzabteilung prüfen den Antrag unter rechtlichen sowie finanziellen Gesichtspunkten. Diese Prüfschritte erfolgen ohne weiteres Zutun Ihrerseits.

Anschließend entscheidet die Hochschulleitung über den Antrag. In der Regel tagt die Hochschulleitung mittwochs zwischen 09:30 bis 12:30 Uhr. Die Entscheidung wird wenige Tage nach Beschlussfassung per E-Mail durch entsprechende Übersendung des Rektoratsbeschluss durch das Rektoratsvorzimmer bekannt gegeben.

4 Einstellung/Abordnung

Nach Zustimmung der Hochschulleitung koordiniert die Personalabteilung den weiteren Einstellungs- oder Abordnungsprozess. Das MIT und der Technische Dienst erhalten von der Personalabteilung Information über die beabsichtigte Einstellung. Das zuständige Sekretariat sollte trotzdem Kontakt mit diesen Stellen aufnehmen, damit das notwendige IT-Equipment sowie der Arbeitsplatz bis zum ersten Arbeitstag vorbereitet werden können.

Bei tariflichen Einstellungen versendet die Personalabteilung die Einstellungs- und Vertragsunterlagen nach nochmaliger Rücksprache mit der/dem Antragsteller*in an die einzustellende Person. Sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben in der Personalabteilung eingegangen ist, wird die/der Antragsteller*in hierüber informiert.

Bei Abordnungen, d.h. der vorübergehenden Zuweisung einer Tätigkeit einer Beamt*in bei einer anderen Dienststelle, stimmt die Personalabteilung den Antragsprozess nach nochmaliger Rücksprache mit der/dem Antragsteller*in direkt mit der abzuordnenden Person ab. Im Falle der Abordnung von Lehrkräften wird die Abordnung vom zuständigen Regierungspräsidium verfügt. Dieser Prozess nimmt einige Wochen Zeit in Anspruch. Sobald die Abordnungsverfügung in der Personalabteilung eingegangen ist, wird die/der Antragsteller*in und die abgeordnete Person hierüber informiert.