Das Bewilligungsschreiben des Fördermittelgebers erhalten Sie entweder in Briefform oder digital. Ihm sind meist weitere Dokumente wie Richtlinien zur Mittelbewirtschaftung, Vorlagen für Verwendungsnachweise oder Angaben zur Öffentlichkeitsarbeit beigefügt. Machen Sie sich mit diesen Vorgaben vertraut.

Reichen Sie sämtliche Unterlagen des Bewilligungsschreibens (Originale) und die „Drittmittelanzeige B“ an die Finanzabteilung weiter und behalten eine Kopie für die eigenen Unterlagen. Anschließend richtet die Finanzabteilung für Ihr Projekt eine Kostenstelle ein.

Damit Sie mit der Projektarbeit bei Projektstart loslegen können, müssen einige Vorbereitungen bereits davor erledigt werden. Dazu gehören insbesondere

• Verträge mit Mittelgeber und Projektpartnern 
• Drittmittelanzeige B
• Stellenbesetzung
• Raum und Ausstattung für Projektmitarbeitende

Zum Projektstart organisieren wir einen Kick-off-Termin mit dem Projektteam und den an der Projektadministration beteiligten Stellen der Hochschulverwaltung. 

Bei Drittmittelprojekten bilden Zuwendungsbescheide und Förderverträge die Grundlage für die Zusammenarbeit mit Fördermittelgebern. Öffentliche Mittelgeber bewilligen die Förderung in der Regel über einen Zuwendungsbescheid, während Stiftungen und Unternehmen die Förderung vertraglich regeln. In Verbundprojekten kommen zudem Kooperationsvereinbarungen zwischen der koordinierenden Hochschule und den Partnerhochschulen hinzu.

Bei einem Verbundprojekt stellen mehrere Partnereinrichtungen einen gemeinsamen Projektantrag und bearbeiten das Projekt gemeinsam bzw. bearbeiten jeweils Teilaspekte des gemeinsamen Projekts. Dabei übernimmt ein Partner die Rolle als Verbundkoordinator und koordiniert insbesondere die Arbeiten und die Berichterstattung des Gesamtprojekts. Ein Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der beteiligten Akteure. Einige Mittelgeber verlangen obligatorisch eine solche Kooperationsvereinbarung zwischen den Projektpartnern und nennen in der Projektbewilligung Fristen für den Abschluss einer Vereinbarung (z.B. bei Bundesministerien wie BMFTR oder BMBFSFJ).

Für alle Arten von Verträgen gilt: Verträge können nur von der Hochschulleitung rechtsverbindlich unterzeichnet werden. Die Prüfung und die Unterzeichnung des Vertrags obliegen alleinig der Hochschulleitung. Bitte kontaktieren Sie umgehend die Forschungsförderungsstelle und senden Sie uns die Vertragsentwürfe des Mittelgebers oder von Projektpartnern zu. Die Hochschule hält zudem eigene Musterverträge vor. In Absprache mit der Personalabteilung begleiten wir Sie durch die Vertragsvorbereitung.

Drittmittelstellen müssen in der Regel ausgeschrieben werden (Richtlinie zur Besetzung von Stellen des Akademischen Mittelbaus, Abschnitt C, Ziffer 2).
Auf eine Ausschreibung kann verzichtet werden, wenn das Vorschlagsrecht nach § 11 Abs. 3 Satz 2 LHG BW genutzt wird und sachliche Gründe dafür vorliegen – z. B. besondere fachliche Qualifikation einer Person, Sicherung der Projektkontinuität oder besondere projektbezogene Anforderungen.

Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht der Prozessschritte zur Stellenbesetzung. Die ausführliche Übersicht über den Ablaufs und die erforderlichen Unterlagen finden Sie hier.

1 Unterlagen zusammenstellen

2 E-Mail mit vollständigen Unterlagen an die Hochschulleitung

3 Prüfung durch die Personal- und Finanzabteilung sowie anschließende Entscheidung durch die Hochschulleitung

4 Einstellung/Abordnung

Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitungszeit ca. 4 Wochen ab vollständigem Eingang aller Unterlagen beträgt. Bitte beginnen Sie daher möglichst frühzeitig mit dem Prozess.

Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht der Prozessschritte zur Stellenbesetzung; die ausführlichen Hinweise zum Ablauf und zu den erforderlichen Unterlagen finden Sie hier.

Wenn das Vorschlagsrecht nach § 11, Abs. 3 Satz 2 LHG nicht ausgeübt wird, keine ausreichenden Gründe für den Verzicht auf eine Stellenausschreibung vorliegen oder schlichtweg noch kein geeignete*r Kandidat*in zur Verfügung steht, ist ein reguläres Stellenausschreibungsverfahren durchzuführen.

Informationen zum Ablauf eines solchen Verfahrens können Sie den Richtlinien zur Besetzung von Stellen des akademischen Mittelbaus entnehmen. Eine Übersicht über den Ablauf einschließlich der erforderlichen Vorlagen und Formulare ist im Laufzettel dokumentiert. Auch diesen erhalten Sie auf der Website der Personalabteilung

Von Ausschreibung bis Einstellung müssen Sie mit mindestens zwei Monaten rechnen.

1 Einreichung der Unterlagen

2 Veröffentlichung der Stellenausschreibung

3 Sichtung und Prüfung des Bewerbungseingangs

4 Auswahlentscheidung über die einzuladenden Bewerber*innen

5 Durchführung der Bewerbungsgespräche, Auswahl der einzustellenden Person(en)

6 Unterlagen zusammenstellen

7 E-Mail mit vollständigen Unterlagen an die Hochschulleitung

8 Prüfung durch die Personal- und Finanzabteilung sowie anschließende Entscheidung durch die Hochschulleitung

9 Einstellung/Abordnung

1) Intern klären: Gibt es freie Plätze im Institut?
Erkundigen Sie sich zunächst auf Institutsebene, ob für die neue Stelle ein Arbeitsplatz vorhanden ist. Das ist der erste Schritt — unabhängig davon, ob Sie eine Stelle ausschreiben oder direkt besetzen.

2) Raum angeben — je nach Einstellungsweg
Mit Stellenausschreibung:
Tragen Sie den vorgesehenen Raum im Laufzettel zur Stellenbesetzung im Feld „Raumvorschlag" ein.
Ohne Stellenausschreibung:
Tragen Sie Ihren Raumvorschlag direkt im Antrag auf Einstellung ein, bzw. vermerken dort, wenn Sie einen Raumbedarf haben.

Kein freier Platz im Institut?
Falls im Institut kein geeigneter Raum vorhanden ist, vermerken Sie Ihren Raumbedarf auf der Drittmittelanzeige B (DMA-B), Punkt 5 „Ausstattung“. Geben Sie dort auch an, welche IT-Ausstattung (Laptop, Monitor etc.) für die Stelle benötigt wird.

3) Personalabteilung informiert die Hochschulleitung
Auf Basis Ihrer Angaben informiert die Personalabteilung die Hochschulleitung über den Raumvorschlag bzw. den angemeldeten Raumbedarf.

4) Raumzuordnung erhalten
Die finale Entscheidung über die Raumvergabe trifft die Kanzlerin. Sie erhalten die Raumzuordnung zusammen mit der Bestätigung der Stellenbesetzung.