Oftmals ist es sinnvoll als Organisation, Projekt oder Gruppe eine gemeinsame, zentrale Mailadresse zu haben, über die mehrere Nutzer Mails erhalten bzw. lesen können. Dies lässt sich auf mehreren Wegen erreichen, die alle Vor- und Nachteile haben.
Bei dieser Methode richtet das MIT auf dem Mailserver einen sogenannten Alias ein, der nichts weiter tut, als die eingehenden Mails an mehrere andere Adressen weiterzuleiten.
Dies ist die "aufgebohrte" Version von einem Mailalias. Genau wie bei einem Mailalias werden die Mails einfach an die eingetragenen Mitglieder verteilt. Allerdings ist eine Mailingliste für größere Gruppen wesentlich effektiver und kann ohne Zutun des MIT verwaltet werden.
Ein organisatorisches Mailkonto unterscheidet sich grundlegend von den beiden anderen Methoden. Hierfür wird tatsächlich ein weiteres Mailpostfach mit gesonderter Adresse eingerichtet. Jeder Nutzer, der dann die Mails der gemeinsamen Adresse lesen können soll, muss sich in seinem Mailprogramm dieses zusätzliche Mailkonto einrichten. Alternativ kann man die Mails aber auch per Webmailprogramm von überall lesen und bearbeiten. Ein grundlegender Unterschied des gemeinsamen Mailkontos ist die Möglichkeit gemeinsam auf alle Maildaten zuzugreifen, auch die gesendeten und die Entwürfe. Dies ist gerade für Einrichtungen die eng zusammenarbeiten und deren Mitglieder sich gegenseitig vertreten können, wollen geeignet. Dabei wird oftmals auch doppelte Mailbeantwortung/Arbeit vermieden.
Dies dient nur einer Auflistung der Möglichkeiten. Selbstverständlich wird das MIT gerne bei der Auswahl einer geeigneten Methode beraten. Sollte die Wahl auf eine der ersten beiden Methoden gefallen sein, reicht eine Mail ans MIT. Sollte die Wahl auf ein organisatorisches Mailkonto gefallen sein, muss zusätzlich noch ein Anmeldeformular für ein neues Nutzerkonto eingereicht werden.