Elektronische Rechnung

Eine elektronische Rechnung ist laut ERechVOBW eine Rechnung, welche in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

Grundsätzlich ist der Datenaustauschstand XRechnung zu verwenden. Rechnungen wie z.B. im pdf-Format sind keine E-Rechnung nach dieser Vorschrift.

Sie können die E-Rechnung an rechnungen(at)ph-ludwigsburg.de übersenden.

Alternativ können Sie ab einem Betrag von 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer die Rechnung unter Angabe der Leitweg-ID 08-A2656-39 über den zentralen Rechnungseingang bei https://service-bw.de/erechnung  einreichen.

Die E-Rechnung kann zudem mit der erforderlichen Leitweg-ID 08-A2656-39 auch an die E-Mailadresse rechnung(at)service-bw.bwl.de versandt werden.

Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe in der E-Rechnung. Nur mit der Angabe der Leitweg-ID kann die E-Rechnung über den zentralen Rechnungseingang bei https://service-bw.de/erechnung  der Pädagogischen Hochschule Ludwigsburg zugeordnet werden. Nur mit der Angabe der Leitweg-ID kann die Bezahlung einer Rechnung angestoßen werden.

E-Rechnungen werden nur in diesen strukturierten elektronischen Rechnungsformaten unterstützt:

• XML-Dokument im Standard X-Rechnung oder konform zur EU-Norm 16931
• PDF-Dokument im Format ZUGFeRD 2.0 (PDF mit eingebettetem, strukturierten XMLDokument, das der EU-Norm entspricht)

Die Inhalte einer E-Rechnung sind verpflichtend mit der Bankverbindung, den Zahlungsbedingungen, der E-Mailadresse des Rechnungsstellers oder Rechnungssenders, den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen und der Leitweg-ID.

Die E-Rechnung kann mit der erforderlichen Leitweg-ID an die E-Mailadresse rechnung(at)service-bw.bwl.de versandt werden.
Weitere Informationen über den zentralen Rechnungseingang können Sie unter https://service-bw.de/erechnung  einsehen.

Die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen aus dem Nicht-EU-Ausland ist nach § 3 Abs. 4 ERechVOBW nicht verpflichtend, wenn der Rechnungssteller nicht über die erforderlichen technischen Möglichkeiten verfügt.

Ab dem 01.01.2026 dürfen unabhängig vom Rechnungsbetrag ausschließlich E-Rechnungen angenommen werden.

Die E-Rechnungen sollen künftig nach § 8 ERechVOBW von der Ausstellung bis zur Archivierung medienbruchfrei verarbeitet werden.

Das Serviceportal service-bw.de nimmt die E-Rechnungen für Einrichtungen des Landes zentral an. Bei der Übermittlung über das Serviceportal werden die Inhalte der E-Rechnung auf Vollständigkeit oder auf Schadprogramme geprüft.

Rechnungen bis einschließlich 1.000 € netto werden bis zum 31.12.2025 in dieser Form angenommen. Ab 01.01.2026 dürfen ausschließlich E-Rechnungen angenommen werden.

Bei technischen Fragen zum zentralen Rechnungseingang für E-Rechnungen wenden Sie sich bitte an: service-bw@im.bwl.de